Cómo planificar exitosamente una reunión

El profesional de Ceremonial y Protocolo destinado a la planificación integral de una reunión, establecerá los criterios de organización más adecuados en relación directa a la finalidad que persigue el anfitrión.
Detectará sus intereses, objetivos específicos y motivaciones: ( ¿qué quiere celebrar?, ¿a quién se dirige?, ¿cuál es el target de los invitados?, ¿desea obtener beneficios a largo plazo?, ¿qué imagen quiere transmitir?, ¿el acto tiene carácter oficial o privado?, etc.
Establecer una óptima investigación y planificación, resulta fundamental para la coordinación entre todas las partes que intervienen en la realización de un evento, por lo cual se diagramarán y detallarán las acciones dirigidas a cumplir objetivos generales y específicos.
En función de la evaluación detallada de estos aspectos, el coordinador general, seleccionará el lugar destinado para la ejecución del evento, y establecerá las pautas para una planificación exitosa. El ceremonial, brindará el marco para la adecuación de los intereses del anfitrión, junto a la utilización precisa de los dispositivos protocolares, aplicados en función al tipo de evento.
El Agente de Ceremonial definirá los criterios para el establecimiento de las precedencias, ubicación del centro métrico, aplicación de la ley de la derecha, del orden lateral, etc., categorización de los invitados (de honor, especiales), y el armado del cronograma, con los tiempos programados para la ejecución de cada secuencia.
El coordinador general, asignará las tareas correspondientes a su grupo de trabajo, en base a la observación de debilidades y fortalezas, capacidades, experiencia y formación académica. La elección acertada entre la tarea y la persona designada para realizarla, resultará en beneficio de la ejecución profesional del evento. Se establecerá un responsable de cada área, el cual, a su vez, tendrá a su cargo a su propio equipo de trabajo.
En la medida que se acerca el día del acto, reunión o ceremonia, se ajustarán los tiempos en el cumplimiento de las tareas asignadas.
La fluida comunicación y el intercambio continuo de información entre el organizador y sus asistentes, asegura la participación de todo el grupo, facilitando la toma de decisiones y el logro de los objetivos previstos.
En caso de surgir algún tipo de imprevisto, sobre la hora de inicio del evento, el coordinador general, demostrará su unidad de mando, manteniendo la serenidad, flexibilidad y creatividad, en función de adaptar lo previamente diagramado a las nuevas circunstancias.

Ventajas de una correcta planificación

Se trabaja en base a los objetivos definidos.
Estimula la creatividad, logrando un mejor uso de los recursos disponibles.
Facilita el alcance progresivo de las metas planteadas.
Coordina y unifica las acciones y los esfuerzos del comité organizador.

La planificación integral de un evento debería incluir

Definición de objetivos generales y específicos.
La temática del evento y su fecha tentativa de ejecución.
Organización del equipo de trabajo y los responsables de cada área.
Determinación del target y de la cantidad de invitados
Presupuesto – finanzas.
Elección de los posibles auspiciantes.
Contratación del lugar (acorde a la imagen que se desea transmitir).
Confección y envío de las invitaciones
Estrategias de difusión: (medios masivos, gacetillas de prensa, revistas especializadas).
Alternativas de acción en caso de modificaciones del proyecto original.
Contingencias y posibles soluciones.
Elaboración de mecanismos de supervisión, control y evaluación.
Diagramación de planillas para el seguimiento de las actividades de cada área.
Reuniones periódicas con los responsables de cada área (marketing, publicidad, catering, prensa, finanzas, ambientación, etc).
Visita previa al lugar seleccionado. Ajuste y solución de problemas.
Elaboración de un cronograma, detallando las actividades protocolares previstas durante la ejecución del evento.
Seguimiento de los tiempos, y capacidad de respuesta ante posibles modificaciones.
Evaluación general: ¿se alcanzaron los objetivos?, ¿las estrategias diseñadas funcionaron según lo previsto?, ¿los resultados obtenidos fueron los esperados?.

El éxito de una reunión de cualquier carácter (social, empresarial u oficial), dependerá de la habilidad y experiencia del profesional de Ceremonial para identificar el objetivo real que persigue el anfitrión con la ejecución del evento, lo que implica diseñar acciones concretas, destinadas al cumplimiento de la metas planteadas.

El evento planificado profesionalmente, se transforma en una poderosa estrategia de comunicación, que posiciona y optimiza la percepción positiva de la Imagen Institucional o Corporativa en los diversos públicos.

Fuente informática: http://www.mujeresdeempresa.com/relaciones_humanas/relaciones050301.shtml

Cómo ofrecer el Servicio de Organizador de Evento.

TRABAJO PRACTICO DE ALEJANDRA LUNA

EVENT PLANNER
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS (CASAMIENTOS, 15 AÑOS, EVENTOS EMPRESARIALES, ETC)

SU EVENTO ES UNICO E IRREPETIBLE…en consecuencia nada puede quedar librado al azar.
SU EVENTO VALE…material y emotivamente.
USTED…debe estar seguro que lo que invierta sera optimo.

Hay circunstancias en que no tiene sentido arriesgarlo todo, en la organización de eventos para sociales y empresas, no se trata de sumar cuatro o cinco buenas ideas.
Hay que tener sensatez en el manejo de los costos y de los tiempos.
Hay que saber que hacer, desde el principio hasta el final.

Ponemos a su disposicion la elaboracion de un proyecto que organiza 3 etapas fundamentales de todo evento:
1er ETAPA: PLANIFICACION
Para que cualquier tipo de evento llegue a feliz termino, lleva su tiempo de planificacion. Por ejemplo: Cumpleaños de 15, minimo 9 meses
Casamientos, un año
Fiesta de fin de año de una empresa, minimo de 4 meses
Cada cliente tiene sus propias pautas por tal motivo, trabajamos en coordinacion con un interlocutor (gerente, encargado, padre, madre, novia, hija, etc).-
2da ETAPA: ORGANIZACIÓN
Es la puesta en marcha propiamente dicha. En esta etapa se incluye el chequeo constante, de lo establecido en la etapa anterior: los objetivos del evento, la calidad de los servicios, los costos de los proveedores y las negociaciones realizadas con el cliente (empresa o familia).
3er ETAPA: SUPERVISION
Y cuando por fin llegue el dia del evento…estaremos presentes para supervisar y coordinar el correcto desarrollo del mismo, para que todo se desarrolle de acuerdo a lo pactado.

“USTED DEBE GOZAR DEL EVENTO COMO UN INVITADO MAS"...

Material elaborado por la alumna Alejandra Luna, del CIMTE, Santa Fe Ciudad. 2008

IDEAS GENERALES PARA VENDER EL SERVICIO DE UN EVENTO

TRABAJO PRACTICO DE RAQUEL GIMENEZ
IDEAS GENERALES PARA VENDER EL SERVICIO DE UN EVENTO

Utilizar la oralidad comercial:

¨ Síntesis
¨ Ideas claras
¨ Respeto ante las ideas o gustos del cliente
¨ Saber escuchar
¨ Silencio para elaborar las respuestas
¨ Empatía (ponerse "en los zapatos, o en la piel del otro")
¨ Sentimiento de disponibilidad y creatividad para negociar los requerimientos, gusto y deseos del cliente
¨ Habilidad para sugerir cambios
¨ Describir, con poder de síntesis lo que no se puede graficar con imágenes
¨ Exhibir al cliente, un buen video, de los servicios a prestar
¨ Fotos de diferentes eventos ya realizados
¨ Ofrecer un trabajo en conjunto interdisciplinario con el servicio de catering

Para ofrecer el servicio:

¨ Buen uso del lenguaje
¨ Buena escucha para el potencial cliente
¨ Atención a sus gustos, preferencias, descubrir el deseo de cómo quiere su fiesta
¨ Serenidad
¨ Habilidad para sugerir cambios
¨ Que la HONESTIDAD, RECTITUD Y PROLIGIDAD, sean visibles al momento del despliegue del trabajo
¨ Tener presente que ganar un cliente, es la posibilidad de ganar muchos más…

Material elaborado por la alumna Raquel Gimenez, del CIMTE, Santa Fe Ciudad. 2008

PUNTUALIDAD….

PUNTUALIDAD….

“Es puntual quien llega a una cita o cumple con una obligación a la hora exacta en que se ha comprometido a hacerlo. La puntualidad, por su parte, es el valor que se le conoce a la persona puntual, al que siempre hace en el momento preciso lo que debe hacer. Es la disciplina de llegar a tiempo y de organizar los propios horarios y actividades para poder lograrlo. Y es, sin dudas, una norma básica de convivencia en o las sociedades complejas, donde el tiempo vale oro y la impuntualidad nos hace derrocharlo…”

En cualquier ámbito que nos movamos, y en cualquier país, la puntualidad es una de las normas básicas de la buena educación; por lo tanto no se puede ser más o menos puntual, hay que serlo siempre.
Es una norma, o una característica que debe estar presente en el trabajo y en la vida social (y personal). No se puede llegar tarde a una reunión de trabajo, o a una cena, ni a una cita personal, por más confianza que tengamos con las otras personas, las que nos esperan.
Ahora bien, tan malo es llegar tarde como llegar demasiado pronto. El tiempo de anticipación de cualquier cita debe ser mínimo. Esta puntualidad es norma tanto para el invitado como para el que invita, el anfitrión; es decir, ni el invitado puede llegar tarde a un acto, ni el anfitrión puede recibir a sus invitados sin tenerlo todo preparado.
Como sabe en muchas de las fiestas se puede esperar un tiempo de cortesía por los invitados (se suele enmascarar con un aperitivo para dar tiempo a que se reúnan todos los invitados). No aproveche este tiempo de cortesía para llegar tarde, sino tiene una buena disculpa.
Si es usted el anfitrión de un encuentro (una cena en casa o en un restaurante, por ejemplo), deberá estar antes de la hora prevista para ir recibiendo a sus invitados.
Si, por un imprevisto, prevé que va a llegar tarde a una cita o reunión (algo, de entrada, imperdonable), en mas de 15 minutos, llame por teléfono para avisar. Discúlpese, explique la causa del retraso, indique cuando cree que va a llegar y pida a los anfitriones que vayan empezando, que ya se incorporara usted mas tarde. Cuando llegue discúlpese nuevamente de los anfitriones. Las faltas de puntualidad deben ser justificadas, pero solamente a los anfitriones y en privado. No es necesario explicarle al resto de los invitados.
Y una cosa mas; si usted es de las personas impuntuales por naturaleza, procure cambiar, pues no es nada educado ni “chic” llegar tarde a todos los sitios, aunque a usted le parezca que le da personalidad (eso de ser conocido por “el rey de la impuntualidad”).
CONVENCIONES CULTURALES DE LA PUNTUALIDAD.
En cada cultura predominan diferentes criterios sobre puntualidad, es posible encontrar en el mundo ejemplos de culturas con diversos grados de permisividad en cuanto al cumplimiento de los horarios.

· culturas de permisividad nula: la puntualidad aparece como un sinónimo de consideración y de respeto hacia el prójimo, por lo que llegar fuera de hora es visto como un insulto. Esta categoría pertenece a las sociedades como la japonesa, y la mayoría de los grupos militares.
· Culturas de poca permisividad: se valora la exacta puntualidad, pero se acepta sin problemas un pequeño retrazo de 10 a 15 minutos, esto es muy común en las culturas occidentales urbanas.
· Culturas de flexibilidad relativa: al fijar un compromiso, queda sobreentendido que los plazos reales serán diferentes de los plazos indicados. Así, si alguien anuncia una fiesta a las 21, espere que los invitados comiencen a llegar a partir de las 22. esto es común en varios países de Latinoamérica.
· Culturas de flexibilidad absoluta: la hora acordada es tomada como una referencia vaga, alrededor de la cual tendrá lugar el compromiso. Por ejemplo “mañana a la tarde pasare a visitarte”. Esto es mas común en entornos rurales o e grupos de jóvenes que no tienen muchas obligaciones.

Lo importante es identificar y respetar los criterios de puntualidad que imperan en cada uno de lo contextos sociales en que nos movemos. Solo así nos salvaremos de ser tachado de impuntuales con todos los prejuicios que eso trae aparejado.
PUNTUALIDA Y DISPOCIONES PERSONALES.
Algunos no logran ser puntuales por mas que se esfuercen, mientra que a otros no les cuesta nada organizarse y llegar a horario.
Sin embargo, mas allá de los temperamentos, todos podemos adquirir o perfeccionar las capacidades necesarias para la puntualidad, ya sea controlando nuestras tendencias o dejarnos llevar por ellas. Para se r puntual se necesita…

1. planes adecuados.
2. conciencia del tiempo.
3. consideración del otro

Existen personas que saben ser muy puntuales para ciertos compromisos o impuntuales para otros. En estos no es la capacidad de llegar a tiempo, sino el interés por hacerlo. Casi siempre tenemos la motivación necesaria para ser puntuales en las citas y actividades que nos interesan y cuando se trata de compromisos impuestos o aburridos, es más difícil fortalecer la voluntad para llegar a horario.
LAS VENETAJAS DE SER PUNTUAL.
Con la puntualidad, gana uno y ganan todos. Y no es solo una cuestión de minutos. Ser puntual trae numerosas ventajas.

· Nos hace creíbles y confiables: cada una de nuestras acciones u omisiones genera en el prójimo cierta idea de nuestra forma de pensar, actuar y de lo que se puede esperar de nosotros. Ejercer la puntualidad es un modo de ganarnos la confianza de los demás y de demostrarle que nuestra palabra vale. Es una forma de decir que pueden contar con nosotros, así el día que tengamos un contratiempo, nadie dudara de nuestra palabra, por el contrario. Sin embargo quien siempre llega tarde, por más que encuentre creativas justificaciones, no hace más que revelar su incapacidad de organizarse apropiadamente.
· Nos hace atentos y considerados: no hacer esperar a las personas, es una manera de demostrarle que los valoramos y que cuidamos tanto su tiempo como el nuestro.
· Nos hace ordenados y eficientes: la disciplina de la puntualidad hace que nos concentremos mas y mejor en la tarea que estamos realizando.
· Es esencial para cuidar amistades y relaciones: las tardanzas frecuentes son corrosivas para cualquier relación, ya sea familiar, laboral o de amistad, porque de a poco van creando un resentimiento, mas para los que han preparado trabajos, viajes, comidas o salidas que incluían puntualidad.
AL FINAL… CUANDO CONVIENE LLEGAR?.
Aun en culturas poco permisivas como la nuestra, siempre se ha discutido si conviene llegar a la hora exacta, un poco antes o un poco después.
Un criterio equilibrado seria el de llegar, en lo posible, siempre puntual, pero con una tolerancia de cinco a diez minutos para los imprevistos que todos podemos tener. Y aun en el caso de llegar con esa minima demora, conviene pedir disculpas al que nos ha esperado y explicarle la razón del retraso.

Material investigado por la alumna Paola Noguera del CIMTE, Santa Fe Ciudad. 2008

"La importancia de la sonrisa para una buena comunicación".

¿SABIAS QUE?

Para fruncir el entrecejo utilizamos 32 músculos. Para sonreír solo 28
Sonríe aunque solo sea por economía

Se ha hablado mucho de la importancia de la sonrisa para una buena comunicación e incluso para la salud de las personas. Pero pocos saben que la sonrisa actúa también en la comunicación a distancia, en la que este gesto no puede verse. Se conocen experiencias realizadas en centrales telefónicas en las que se instalaron granes espejos frente a las operadoras para que pudieran verse mientras trabajaban. De esta manera recibían información constantemente sobre su propio estado de ánimo. Con el feedback que recibían del espejo se consiguió que prestaran más atención a su humor y que sonrieran más. De este modo transmitían mejor el mensaje de voz, y los resultados de su trabajo resultaron ser mucho mejores

En empresas dedicadas a la venta por teléfono, esta técnica dio como resultado un mayor volumen de facturación. Y únicamente se trataba de eso de un espejo y un a sonrisa.

¿Por qué se organizan cócteles con fines sociales y para la promoción de empresas?
Porque propician el encuentro de personas con determinados intereses comunes, en un ambiente desinhibido, lejos de las preocupaciones diarias. Allí se encuentra a toda clase de personas, algunas se conocen y otras no, pero todas esta dispuestas a conversar y a hacer nuevas amistades. Estos contactos posteriormente evolucionarán de distintas maneras, pero el cóctel es un momento de aproximación personal. Esos encuentros, en apariencia superficiales, revelan mucho acerca de la naturaleza humana y pueden ser de gran valor si se saben aprovechar.

Fuente: . Maestra en Ceremonial doña Magdalena van Langendonck / Comisión de ex alumnos del CAECBA