Preguntas para los Salones o lugares de fiestas
Tener en cuenta qué tipo de evento es: cena, cocktail, livings, recepción, auditorio, etc.
* Tienen un espacio para realizar la recepción separada?
* Cuentan con permisos y habilitaciones necesarias?
* Poseen seguro contra accidentes y responsabilidad civil?
* Cuántas fiestas o eventos toman por día?
* Tienen catering propio? Es exclusivo o puedo contratar un catering aparte?
* Permiten el uso de la cocina a un catering externo?
* Trabajan en conjunto con otros proveedores? O podemos elegirlos libremente? Hay algún servicio que puntualmente no acepten por malas experiencias previas?
* Pueden recomendarme servicios que se hayan desempeñado bien en el pasado?
* Proveen grupo electrógeno? Que capacidad tiene y qué soporta exactamente en caso de corte? * Cuentan con equipos de aire acondicionado y calefacción? Tiene costo aparte o está incluido?
* Hay disponibilidad de mesas y sillas? Se alquilan o están incluidas?
* Hay restricciones en cuanto a la ambientación o niveles de ruido?
* Cuentan con una habitación para guardar el cotillón, los regalos, y demás elementos de la fiesta?
* Proveen escenarios si se realiza un Show?
* Cuantas horas puede durar la fiesta?
* Los impuestos están incluidos o los tenemos que pagar aparte?
* Hay personal de seguridad y de baños disponible? Está incluido en el precio o se debe abonar por separado?
* Dejan un responsable del salón durante todo el evento? Es la misma persona con la que trato previamente?
* Qué política de pagos proponen?
* En cuanto a los precios, varían o son fijos? Si son variables: en base a qué y cuándo se definen?
¿Dónde hacer la fiesta? Una difícil elección
Los salones, estancias o residencias, son lugares preparados para albergar fiestas y eventos, ya sean de tipo social o empresarial. Para soportar con éxito desde un cumpleaños de 15 o un casamiento, hasta congresos y exposiciones, cada lugar debe reunir ciertas condiciones de ubicación, servicios, salidas de emergencia, capacidad, infraestructura y otros. Estos deberán tenerse en cuenta desde el principio, antes de contratarlos y dependerán del evento a realizar.
Los lugares para una fiesta
Lo primero que hay que tener en cuenta al momento de decidir dónde realizar la fiesta o evento, es el presupuesto con el que se cuenta. El siguiente paso es tener muy claro el número de invitados para elegir el lugar adecuadamente. Teniendo en cuenta estos dos factores se puede optar por:
Salones para eventos
Existen salones especialmente diseñados y construidos para realizar fiestas y todo tipo de eventos. Son ideales ya que todo está pensado y los servicios pueden trabajar cómodamente en ellos. En nuestra ciudad existen excelentes opciones de salones para fiestas, y cada mes se suman más aumentando las posibilidades de elegir el lugar ideal para cada persona.
Los puntos básicos a tener en cuenta al momento de seleccionarlos:
- Su capacidad máxima con y sin pista de baile
- Habilitaciones municipales
- Seguros contratados
- Contrato detallando deberes y derechos de ambas partes
- Servicios que se pueden contratar libremente y los que son exclusivos en el lugar
- Infraestructura necesaria: cocina, baños, instalaciones eléctricas, lugares para guardado, espacio para ñiños, guardarropas, estacionamiento, etc.
- Climatización: aire acondicionado, calefacción y ventilaciones con capacidad suficiente
- Espacios al aire libre
- Posibilidad de albergar el evento completo en caso de lluvia o condiciones adversas del clima (frio o calor extremo, demasiado viento, etc.)
- Estética: terminaciones, pintura, iluminación, presentación general del lugar para que se luzca el evento
- Personal incluido en el alquiler: seguridad, mantenimiento de baños, estacionamiento y cuidado de autos, etc.
- Condiciones de reserva y pagos
- Servicio de limpieza antes y después del evento
- Grupo electrógeno
- Teléfono de cortesía para invitados o urgencias
- Horarios de comienzo y finalización tanto del evento mismo, como del armado y desarmado de los servicios
- Restricciones de cotillón, sonido, etc.
- Política de mantenimiento de precios, y de cancelación o posposición del evento
Hoteles y sus Salones
Si la opción elegida es el o los salones de un hotel hay que considerar que lo más probable es que todos los servicios estén “empaquetados” o estandarizados en la misma institución (catering, vajilla, decoración, sonido e iluminación, etc.), lo cual puede ser una solución o un problema dependiendo de las preferencias de los protagonistas. Como compensación la mayoría suele regalar el alojamiento en la suite nupcial, además de la tradicional botella de champagne, flores y bombones. En éste caso el abanico de precios es bastante amplio, ya que según la categoría del hotel serán los precios mínimos por comensal.
Restaurantes disponibles para eventos
Algunos restaurantes son ideales para reuniones y fiestas más bien íntimas, y ofrecen la posibilidad de cerrar sus puertas para realizar el evento en particular. La atención, el catering y las bebidas estarán realizados por el propietario del lugar. Los precios lógicamente van en función de la categoría del local y del contenido del menú.
Los buenos restaurantes admiten personalizar el servicio. Se puede llegar a elegir los centros de mesas, la decoración y el tamaño de las mesas, temas a consultar antes de la contratación, como así también el permiso municipal para realizar eventos y sobre todo fiestas con sonido alto. Algunos disponen de amplios patios y jardines, o grandes terrazas para celebrar la recepción al aire libre.
Quintas o estancias para fiestas
Si el evento se celebra en una casa - quinta o estancia hay que tener mucho cuidado y evaluar las instalaciones de la misma. También lo que será necesario agregar al lugar para que la fiesta funcione perfectamente. Tomen los puntos que mencionamos al principio y evalúenlos con cuidado, no cualquier lugar puede soportar una fiesta con éxito. Valen las mismas aclaraciones en caso de decidirse por armar una carpa que albergue la fiesta.
Nada debe ser improvisado
A la hora de elegir el lugar donde vas a celebrar la fiesta o el evento debes tener en cuenta estos consejos:
- La persona encargada debe mostrarte "todo" el lugar, y si corresponde, los menús, vinos y precios y será responsable de ello.
- Hay que tener en cuenta el 21% del IVA, que puede estar o no incluido al igual que otros impuestos.
- Averiguar si la bebida de la recepción está incluida en el presupuesto
- Preguntar por la marca y el tipo de vinos, con todos sus datos, y antes de dar el visto bueno traten de saber si son adecuados.
- No admitir generalidades ni explicaciones vagas.
- Es aconsejable ir a ver el salón donde se realizará la fiesta funcionando a pleno en todos los sectores, una hora antes de un evento real.
Fuente:http://www.losplaners.com
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